CARİ
İŞLEMLERİ:
Cari
kartı; Cari hesaplarının yada müşterilerin sabit bilgilerinin girildiği ve kayıtlarının
saklandığı aynı zamanda hesaplarının (borçlarının-alacağının) takip edildiği
bir modüldür. Hareket menüsündeki sipariş, irsaliye
ve fatura ile entegre olarak çalışmaktadır. Bir fatura, sipariş yada irsaliye
girebilmek ve cari raporu alabilmek için önce cari kartından, cari sabit
girişlerinin yapılması gerekmektedir.
Cari kartına girişin üç yolu vardır;
a)
Alfa ana menüden,
b)
“Cari” menüsü altındaki “Cari kartı kayıtları” seçeneğini
kullanarak,
c)
Klavyeden
“F8” kısa yol tuşunu kullanarak.
Ekrana “Cari Kayıtları”
penceresi gelir.
GENEL BİLGİLER
Cari Kodu : Cariye verilecek olan kod girilir. (Bu bir sıra
numarası yada sizin belirleyeceğiniz harf yada rakamsal numaradır)
Cari Adı : Cari eğer bir şahıs ise adı-soyadı, eğer bir firma ise firmanın adı ve ünvanı girilir.
Grup : Cari grubu giriş alanıdır. Carilerin iş alanlarına göre
gruplandırılabileceği alandır.
Cari grubu oluşturmak için;
1- “Grup” hanesinin
hemen yanında yer alan butonuna basılır.
2- Ekrana gelen “Grup Seç” penceresinde butonuna
basılarak carinin grup bilgisi girilir. Girilen cari grubu butonuna
basılarak veya klavyeden “Enter” tuşuna basılarak
onaylanır ve “Cari Kartı”na aktarılır.
Cari Tipi : Cari hesaplarınızı birbirinden ayırt etmek için
kullanılacak kısımdır. Alıcı, Satıcı , Bayi, Personel, Banka, Gelir, Gider, vb.
Tip ayırımı sayesinde her bir cari tipine göre, detaylı rapor alınabilir.
“Cari Grup” ve “Cari Tip”
tanımı yapmanın diğer bir yolu ise; program ana penceresi üzerinde “Cari” menüsünden “Grup Kodu ve Tip Kayıtları” seçeneği seçilir.
Ekrana gelen “Grup Kayıtları”
penceresinden cari grup kodu kaydı ve cari tip kaydı yapılır.
Cari Adresi, İlçe, İl, www,
e-mail, Tel, Fax, Vergi Dairesi, Vergi Numarası
bölümlerine cariye ait ilgili bilgiler girilir.
İskonto % : Bu
cari ile yapılacak her alışverişte cariye uygulanmak istenilen özel iskonto oranı girilir. “Iskonto” hanesine girilecek ıskonto değeri fatura
kesilirken faturanın "Özel ıskonto" hanesine otomatik aktarılacak ve
seçilen cariden buradaki belirtilen ıskonto kadar indirim yapılmış olacaktır.
Ödeme Günü (Ö. Günü): Cari’nin ödeme yapacağı gün girilir. Örn: 30 , 60,
90 vb. gibi. Her satışın vadesi sabitlenir.
Kredi Limiti: Carinin borçlanma limiti belirtilir. Kredi Limiti aşılarak yapılan alışverişlerde “Fatura” işlemleri sırasında program sizi
uyaracaktır. Satışta bu belirlenen limit aşıldığında program kullanıcıyı
uyaracaktır.
Kara Listede Kayıtlı: Cari ile yapılan alışverişlerde sorun yaşanılıyor
ise bu kısımda “EVET” seçeneği seçilir ve bu cari ile yapılan alışverişlerde
program sizi uyarır.
Notu:
Kayıt edilen carinin, neden kara listeye alındığı ile ilgili not yazılır.
Not: Cari
ile ilgili özel notlar kayıt edilir.
1. Yetkili Kişi: Eğer kayıt ettiğiniz cari, bir firma ise firma ile yapılacak işlemlerde
iletişim kurulacak yetkili kişinin adı, soyadı, dahili numarası, GSM numarası, E-Mail bilgileri girilir.
2.Yetkili Kişi: Firmada iletişim kurulacak 2. yekilinin
bilgileri girilir.
3. Yetkili Yada Kefil Kişi: 3. Yetkili kişi yada kefil bilgileri girilir.
Resim (Logo):
Carinin daha kolay tanınabilmesi yada
hatırlanabilmesi için yetkili kişinin resminin veya firmanın logosunun
ekleneceği bölümdür. Resim yada Logo eklemek
için “Ekle” butonu, resim yada logoyu silmek için ise “Sil” butonu kullanılır.
Not kısmına carinin adı yada ünvanı yazılır.
Cari
Kartında bilgi girişi tamamlandıktan sonra pencerenin sağ tarafında bulunan butonu veya klavyeden F5 kısa yol tuşu
kullanılır.
Daha önce
girilen bir cari kartı silinmek istenir ise; önce pencere üst kısmındaki cari
listesinden, silinecek cari seçilerek klavyeden "F7" tuşuna yada
pencere üzerindeki "Sil" butonu kullanılarak silme işlemi yapılabilir. Eğer
silmek istenilen cari kartına bir hareket kaydı işlendiyse yani bu kart fatura
ve benzeri bir fiş ile işlem gördüyse kart silinemez. Öncelikle “Cari Hareket
Kayıtları” penceresinden, yapılan tüm
hareketlerin silinmesi gerekmektedir.
Cari
Hareket Kaydı yapabilmek için öncelikle işlem yapılacak olan cari kartının
bulunması gerekir. Bunun için, pencerenin üst kısmında bulunan arama
alanlarından bir tanesine (carinin kodunu, adını veya grubunu yazarak, işlem
yapılacak olan cari kartı bulunur) bilgi girişi yapılır. (Detaylı bilgi “Cari
Kart Arama” bölümünde verilmiştir.)
Seçilen carinin bilgileri
otomatik olarak ekrana gelir. Cari bilgileri ekrana geldikten sonra yapılacak
işlemler şu şekildedir.
Ekrana “Cari Hesap
Hareketleri” penceresi gelir.
Ekrana “Yeni Hareket Kayıt
Girişi” penceresi gelecektir. Bu pencere üzerinden carinin borcu ve alacağıyla
ilgili her türlü bilgi girişi yapılabilir.
Giriş Tarihi : İşlem yapılan tarih girilir.
Vade :
Carinin ödeme yapacağı yada cariden
tahsilat yapılacağı günün tarihi girilir.
Hareket Tipi: Devir, Tahsilat, Tediye, Alış Faturası, Satış Faturası, Müşteri Senedi,
Borç Senedi, Müşteri Çeki, Borç Çeki, Karşılıksız Çek, Muhtelif, Dekont
işlemlerinden birisi seçilir.
Durum : Yapılan alış faturalarının, satış faturalarının,
tahsilat, tediye işlemlerinin “Açık” veya “Kapalı” olduğu seçilir. “Kapalı”
olarak seçilen Tahsilat, Tediye, Alış Faturası, Satış Faturası işlemleri “Kasa Defterine” işlenir. “Açık”
seçilenler, işlem tamamlanmadığı için “Kasa Defteri”ne işlenmez. Ayrıntılı
bilgi “Kasa Defteri” bölümünde verilmiştir.
Borç : Carinin borcu girilir.
Alacak : Carinin alacağı girilir.
Açıklama : Cari veya yapılan işlemle ilgili açıklama yazılır.
Kaydet : Kayıt girişi tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonu tıklanır ve kayıt işlemi yapıldıktan sonra pencere
kapatılır.
Tarih Aralığı: Carinin hareketlerinin izlenmek istendiği iki tarih
aralığı belirlenir.
Filtrele : Tarih aralığı
belirlendikten sonra iki tarih aralığındaki cari hareketlerin filtrelenmesi
için kullanılır.
Filtre İptal : Filtreleme işlemi
bittikten sonra carinin tüm hareketlerine geri dönmek için kullanılır.
Toplam
Borç, Toplam Alacak, Bakiye kısımlarında ilgili bilgiler görülmektedir.
Bakiye Onar: Elektrik kesilmelerinde veya bilgisayarda
oluşabilecek herhangi bir sorun durumunda hesapların tekrar gözden geçirilerek
doğru bir şekilde gösterilmesini sağlayan butondur.
Detay Aç : Seçilmiş olan
hareket satırının ayrıntılı belgesini açar.
O.Vade ( Ortalama Vade): “Ortalama Vade Hesabı” penceresinde “Baz Alınacak
Tarih” kısmına işlem yapılan tarih yazılır ve ortalama vadesi alınmak istenilen
alan seçilerek “Hesapla” butonu tıklanır.
Yapılan alışverişlerde sorun
yaşanılan carilerin kayıt edildiği ve kara listeye alınma notunun bulunduğu kısımdır. Çok sayıdaki cariler
arasından, carilerle yaşanılan sorunların not alındığı ve bir dahaki alışverişlerinde
bu kişiyi unutma ihtimalinin olmaması için program kullanıcıyı uyarır.
Çok
sayıdaki cari arasından, işlem yapılan veya yapılacak olan carinin kartına zaman
kaybedilmeden hızlı bir şekilde ulaşmak için ; “Cari Kayıtları” penceresinde
arama kriterlerinden herhangi birisi doldurulur. Cari penceresi üst kısmında bulunan "Koduna
göre" kutusuna aranacak carinin ilk birkaç karakteri girildiği anda
aramaya başlar ve girilen karakterle başlayan tüm cariler hemen alt kısımda
bulunan cari listesinde karşınıza gelir. Aranan cari kodunun tamamı
girildiğinde listede direkt olarak aranılan carinin seçili olduğu görülür. Aynı
işlemler "Cari adına göre", "Gruba göre" kutuları içinde
geçerlidir.
Eğer sadece
belirli karakterle başlayan cariler görülmek istenirse, bu belirtilen
alanlardan birine arama yapılmak istenilen carilerin karakterleri girilip “Süz”
butonuna basılması yeterli olacaktır. Süzme
işleminden sonra sadece girilen karakterlerle ilgili olan kayıtlar ekranda
listelenir ve diğer kayıtlar görülmez. Bu görünmeyen kayıtları yani tümünü
tekrar görünür hale getirmek için "Süz İptal" butonu
kullanılmalıdır.
Cari kartı aramanın diğer
bir yolu ise şu şekildedir: Cari kayıtları penceresi üzerindeyken fare sağ tuş
tıklanarak ekrana gelen menüden “Detaylı Arama Alanı”
sekmesi seçilir.
Word ve Excel Programlarına Bilgi Gönderilmesi :
Programa
girilmiş olan Cari bilgilerinin (Cari Kodu, Adı, Grubu, Tipi, Adresi, İl, İlçe,
İş Tel, İş Fax, www, e-mail, Vergi Dairesi, Vergi No,
İskonto, Not, Borcu, Alacağı, Bakiye, Yetkili Kişi
Bilgileri) ofis programlarına ( word, excel) aktarılmasıdır. Word ve Excel’e aktarılan bilgiler
üzerinde istenilen değişiklikler (bilgi
ekleme, bilgi çıkartma) yapılabilir.
Bunun için öncelikle “Cari
Kayıtları” penceresinde fare sağ tuş ile tıklanarak “Gönder” seçeneği seçilir.
Bilgiler Word, Excel veya Web seçeneklerinden hangisine gönderilmek isteniyor
ise o seçenek tıklanır.
Ekrana “Farklı Kaydet” penceresi gelir. Bu
pencere üzerinde dosyanın konumu ve adı belirtilerek “Kaydet” butonu tıklanır. Dosya belirtilen adrese belirtilen
konum ile kayıt edilir ve bilgiler Excel sayfasında ayrıntılı bir biçimde
görünür Word’e
bilgi aktarılmak istendiğinde “Kritere Uyanları Microsoft Word’e Gönder”
seçeneğinin seçilmesiyle aynı işlemler yapılır.
Mevcut bir cari kartını farklı bir cari kodu ile kayıt etmek
için veya mevcut bir cari kartındaki bilgilerin bir kısmını başka bir cari
kartına aktarmak için kullanılır.
“Aktif
Kartı Kopyala” butonu tıklandığında ekrana gelen
pencereye, yeni cari kartının kodu girilir ve “Tamam” butonuna
basılır.
Carinin tüm bilgileri farklı bir cari kodu ile
kopyalanır. Böylelikle aynı adreste bulunan iki farklı cari için iki ayrı kayıt
yapılmaz. Bir tanesi kayıt edilerek kopyalanır. Diğer carinin de sadece adı
değiştirilerek zaman kaybının önüne geçilir.
Bu işlemler
için “Cari Kayıtları” penceresinde fare sağ tuş kullanılarak açılan pencereden
“Gönder” seçeneği, burdanda “Kritere uyanlara SMS gönder” seçeneği kullanılır.
Kritere
uyanlara SMS gönder seçeneği tıklandığında ekrana “SMS Gönder” penceresi gelir.
Kritere
uyanlar; Gruba, belli bir ildeki, ilçedeki carilerinize, borçlu olanlara vs.
istenilen kritere uyan kayıtların(cari) cep telefonlarına mesaj
gönderebilirsiniz.
Ekranın sağ kısmında bulunan butonların fonksiyonları
Aşağıdaki butonların sol kısımlarında görüldüğü gibi kısayol tuşları yazılı olduğundan aynı özellikler için
klavye kısa yol tuşları kullanılabilir.
Ana pencere üzerinde
“Raporlar” menüsünden “Cari” seçeneği kullanılarak
cariler ile ilgili çok detaylı raporlara ulaşılabilir.
Cari Sabit Listesi Raporu
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Cari Sabit Listesi” bölümü
tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme”
butonu tıklanır.
Ekrana Cari Sabit Listesi
gelir. Bu listede Cari Adı, Cari Kodu, Grubu, Cari Tip, Telefon ve o günün
tarih bilgileri yer almaktadır.
Borçlu Cari
Hesaplar Raporu
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Borçlu Cari Hesaplar”
bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme” butonu tıklanır.
Ekrana
“Borçlu Cari Hesaplar Listesi” gelir. Bu listede cari adı, cari kodu, grubu,
borcu, alacağı, bakiye bilgileri yer almaktadır.
Alacaklı
Cari Hesaplar Raporu
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Alacaklı Cari Hesaplar”
bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme” butonu tıklanır.
Ekrana
“Alacaklı Cari Hesaplar Listesi” gelir. Bu listede cari adı, cari kodu, grubu,
borcu, alacağı, bakiye bilgileri yer almaktadır.
Çalışmayan
Cariler Listesi Raporu
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Çalışmayan Cariler Listesi”
bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme” butonu tıklanır.
Ekrana
“Çalışmayan Cariler Listesi” gelir. Bu listede cari adı, cari kodu, grubu, cari
tipi, telefonu bilgileri yer almaktadır.
Cari Hareket Listesi Raporu :
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Cari Hareket Listesi”
bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme” butonu tıklanır.
Ekrana
“Cari Hareket Listesi” gelir. Bu listede tarih, belge no, belge türü, cari
kodu, cari adı, açıklama, borç, alacak bilgileri yer almaktadır.
Genel
Borç-Alacak Dökümü Raporu :
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Genel Borç-Alacak Dökümü”
bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç” penceresinde “Baskı Önizleme” butonu tıklanır.
Ekrana
“Genel
Borç-Alacak Dökümü” gelir. Bu listede cari adı, cari kodu, grubu,
borcu, alacağı, bakiye bilgileri yer
almaktadır.
Stok
Detaylı Cari Hesap Extresi Raporu
Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Stok Detaylı Cari Hesap Extresi” bölümü tıklanır.Ekrana gelen “Rapor Seç”
penceresinde “Baskı Önizleme” butonu
tıklanır.
Ekrana
“Stok Detaylı
Cari Hesap Extresi” gelir. Bu listede tarih, belge no, belge türü, G/Ç (GİREN-ÇIKAN), stok
kodu, stok adı bilgileri yer almaktadır.
Bu pencereden tarih aralığı belirlenerek filtreleme işlemiyle stok hareketleri
çok rahatlıkla takipedilebilir.
Cari Etiket Dökümü : Raporlar menüsünden “Cari” seçeneğinden “Cari Etiket Dökümü” bölümü
tıklanır.